Administrative Assistant/Assistant(e) administratif(ve)

Reporting to the Chief Financial Officer (“CFO”), the Administrative Assistant’s primary responsibility is to provide administrative support to the Chief Executive Officer (“CEO”) and CFO. The Administrative Assistant will also provide support to other members of the Montreal based executive team.

You are a team player known for your resourcefulness, intelligence, discretion, ability to work independently and meeting deadlines.  You are solution-oriented, pleasant to work with, meticulous, and appreciate being involved in meaningful initiatives to support the development of the overall organization.

Main Duties / Responsibilities

• The responsibilities of this role include, but are not limited to:
• Manage and coordinate the executives’ calendars, contacts and activities, including travel arrangements and offsite meetings.
• Act as a point of contact for internal and external parties on matters pertaining to the executives.
• Prepare internal and external memos, presentations and spreadsheets for the executives.
• Organize the executives respective team Town Hall meetings.
• Submit and track/reconcile expense reimbursements.
• Coordinate documents requiring attention of the executives.
• Act as a liaison with Nuvei Corporation’s Board of Directors, and coordinate Board activities.
• Support initiatives and special projects as needed.

Qualifications (skills/experience)

• 1-2 years of experience in a Business Administration or customer service role.
• Bilingual (French and English, verbal and written) is essential. Knowledge of additional languages is an asset.
• Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Knowledge of operating standard office equipment.
• Exceptional interpersonal skills, as well as tact, discretion, and diplomacy.
• Strong organizational skills with the ability to multi-task, prioritize, work well under pressure.
• Accuracy and attention to detail is essential.
• Results-oriented and driven.
• Ability to work from the office, and/or in a hybrid (office/remote) function.

Working Language

English (written and spoken) is the language used 99% of the time, as work colleagues and clientele are both geographically dispersed within and outside of Quebec

Internal communications between colleagues occur in English or in French, depending on the parties involved. Strategic suppliers are located outside of Quebec

A basic knowledge of French is required for any position located within Quebec. English is required for this position, as it could report to someone outside of Quebec, and requires frequent out of province communications

The work is done 99% in English (spoken and written), as the team and the clientele served are geographically dispersed across Quebec and outside of Quebec. Internal communications between colleagues are in French or English, depending on the interlocutors. The strategic suppliers are located outside of Quebec. A functional knowledge of French is required for any position located in Quebec. Knowledge of English is necessary for this position, as the incumbent will report outside Quebec and will be required to communicate frequently with people outside of Quebec as part of their duties.

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Sous la responsabilité du directeur financier, l'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir un soutien administratif au directeur général et au directeur financier. L'assistant(e) administratif(ve) fournira également un soutien aux autres membres de l'équipe de direction basée à Montréal.

Vous êtes un joueur d'équipe reconnu pour votre débrouillardise, votre intelligence, votre discrétion, votre capacité à travailler de façon autonome et à respecter les échéances. Vous êtes orienté vers les solutions, agréable à travailler, méticuleux et appréciez d'être impliqué dans des initiatives significatives pour soutenir le développement de l'ensemble de l'organisation.

Principales tâches / responsabilités

• Gérer et coordonner les calendriers, les contacts et les activités des cadres, y compris l'organisation des voyages et des réunions hors site.
• Servir de point de contact pour les parties internes et externes sur les questions relatives aux cadres.
• Préparer des mémos internes et externes, des présentations et des feuilles de calcul pour les cadres.
• Organiser les réunions publiques des équipes respectives des cadres.
• Soumettre les remboursements de frais et en assurer le suivi et le rapprochement.
• Coordonner les documents qui requièrent l'attention des cadres.
• Assurer la liaison avec le conseil d'administration de Nuvei Corporation et coordonner les activités du conseil.
• Soutenir les initiatives et les projets spéciaux selon les besoins.

Qualifications (compétences/expérience)

• 1 à 2 ans d'expérience dans le domaine de l'administration des entreprises ou du service à la clientèle.
• Le bilinguisme (français et anglais, à l'oral et à l'écrit) est essentiel. La connaissance d'autres langues est un atout.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance de l'utilisation d'équipements de bureau standard.
• Des compétences interpersonnelles exceptionnelles, ainsi que du tact, de la discrétion et de la diplomatie.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à travailler sous pression.
• La précision et le souci du détail sont essentiels.
• Orienté vers les résultats et motivé.
• Capacité à travailler depuis le bureau et/ou dans le cadre d'une fonction hybride (bureau/à distance).

Langue de travail

• Le travail se fait 99% en anglais (parlé et écrit) l’équipe de travail et la clientèle desservie étant dispersés géographiquement au Québec et hors-Québec.                
• Les communications à l’interne entre collègues se font en français ou en anglais selon les interlocuteurs. Les fournisseurs stratégiques sont à l’extérieur du Québec.
• Une connaissance fonctionnelle du français est exigée pour tout poste situé au Québec. La connaissance de l’anglais pour ce poste est nécessaire, le titulaire se rapportant hors Québec et étant appelé à communiquer fréquemment avec l’extérieur du Québec dans le cadre de ses fonctions.

Le travail se fait 99% en anglais (parlé et écrit) l’équipe de travail et la clientèle desservie étant dispersés géographiquement au Québec et hors-Québec. Les communications à l’interne entre collègues se font en français ou en anglais selon les interlocuteurs. Les fournisseurs stratégiques sont à l’extérieur du Québec. Une connaissance fonctionnelle du français est exigée pour tout poste situé au Québec. La connaissance de l’anglais pour ce poste est nécessaire, le titulaire se rapportant hors Québec et étant appelé à communiquer fréquemment avec l’extérieur du Québec dans le cadre de ses fonctions.

Nuvei offers a wide variety of benefits which include Medical, Dental, Vision, LTD, Paid time off, RRSP and more.

Nuvei perks also include:

• Frequent training programs on new systems and platforms.
• Free Virtual yoga, meditation and fitness classes, community involvement, and many social activities.
• Group Private Medical Insurance
• Up to 2.5 additional days of annual leave a quarter, if company hit quarterly targets
• Employee recognition program and possibilities for advancement in various fields.
• Modern, dynamic and great work environment.

Nuvei is an equal-opportunity employer that celebrates collaboration and innovation and is committed to developing a diverse and inclusive workplace. The team at Nuvei is comprised of a wealth of talent, skill, and ambition. We believe that employees are happiest when they’re empowered to be their true, authentic selves. So, please come as you are. We can’t wait to meet you.

Avantages

Nuvei offre une grande variété d'avantages sociaux, notamment :

Soins médicaux, soins dentaires, soins de la vue, assurance invalidité de longue durée, congés payés, congés de maladie payés.

Jusqu'à 2,5 jours de congés annuels supplémentaires par trimestre, si Nuvei atteint ses objectifs trimestriels.

Environnement de travail hybride.

Des fruits frais au bureau, des cours de yoga et de méditation virtuels, ainsi que d'autres opportunités de s'impliquer dans des initiatives de sensibilisation de la communauté et d'engagement des employés.

Nuvei est un employeur qui respecte l'égalité des chances, qui célèbre la collaboration et l'innovation et qui s'engage à développer un lieu de travail diversifié et inclusif. L'équipe de Nuvei est composée d'une multitude de talents, de compétences et d'ambitions. Nous pensons que les employés sont plus heureux lorsqu'ils ont la possibilité d'être eux-mêmes, authentiques. Alors, venez comme vous êtes. Nous sommes impatients de vous rencontrer.