Office Manager (m/w/d)

Berufsbezeichnung: Office Manager (m/w/d)

Unternehmen: Freicon

Standort: Freiburg, Deutschland (Hybrid)

Typ: Vollzeit

Berichtet an: Geschäftsführer

Um unser wachsendes Team weiter zu stärken, suchen wir, die Freicon Software GmbH, eine(n) engagierte(n) Office ManagerIn (m/w/d) für unsere Vor-Ort-Stelle im Büro in Bötzingen bei Freiburg (hybrid möglich).

Über uns:

Wir, die Freicon Software GmbH, Teil der Valsoft Corporation, bieten Dealer-Management-Systeme an, die auf die effektive Abwicklung aller betrieblichen Abläufe im Pkw-, Nutzfahrzeug- und Caravan-Geschäft zugeschnitten sind. Dazu gehören der Kundenservice, die Lagerabwicklung und der Autoverkauf.

Die Rolle:

Du bist verantwortlich für das Office Management, die Vertragsabwicklung, die Rechnungsstellung und den finanziellen Support sowie die Softwarelizenzverwaltung, das Marketing, die Veranstaltungsplanung und das Flottenmanagement. Ihre Rolle sorgt für reibungslose Abläufe in den administrativen, finanziellen und logistischen Funktionen.

Hauptaufgaben:

• Office Management: Überwache den täglichen Bürobetrieb, einschließlich Einkauf, Postverarbeitung und Terminplanung.
• Vertragsabwicklung: Unterstützung bei der Erstellung, Überprüfung und Verwaltung von Verträgen.
• Softwarelizenzmanagement: Verwalten und pflegen der Softwarelizenzen für Kunden.
• Rechnungsstellung: Bereite Rechnungen vor und überwache sie bei gleichzeitiger Unterstützung von Finanzprozessen.
• Finanzielle Unterstützung: Arbeite mit der Buchhaltung zusammen und unterstütze im Controlling.
• Marketingunterstützung: Trage zu Marketinginitiativen und Kommunikationsstrategien bei.
• Eventmanagement: Plane und organisiere interne und externe Veranstaltungen.
• Flottenmanagement: Verwalte und koordiniere den Fuhrpark des Unternehmens.

Über Dich:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren administrativen Position.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke.
• Selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Gesetzlich berechtigt, in Deutschland zu arbeiten und kann zum Büro in Freiburg pendeln.

Weitere Informationen zu Freicon findest Du auf unserer Website unter www.filaksplus.com.

Wir danken allen Bewerberinnen und Bewerbern für ihr Interesse; Es werden jedoch nur die Kandidaten kontaktiert, die für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden.

Job Title: Office Manager (m/w/d)

Company: Freicon

Location: Freiburg, Germany (Hybrid)

Type: Full-Time

Reporting to: Managing Director

Freicon are looking for an experienced Office Manager to join our team.

About Freicon:

Freicon Software GmbH, part of Valsoft Corporation, offers dealer management systems that are tailored to the effective handling of all operational processes in the passenger car, commercial vehicle and caravan business. This includes customer service, warehouse processing and car sales.

The Role:

You will be responsible for office management, contract processing, invoicing, and financial support, as well as software license administration, marketing, event planning, and fleet management. Your role ensures seamless operations across administrative, financial, and logistical functions.

Key Responsibilities:

• Office Management: Oversee daily office operations, including purchasing, mail processing, and scheduling.
• Contract Processing: Assist in the creation, review, and management of contracts.
• Software License Management: Administer and maintain software licenses for customers.
• Invoicing: Prepare and monitor invoices while supporting financial processes.
• Financial Support: Collaborate with accounting and assist in controlling.
• Marketing Support: Contribute to marketing initiatives and communication strategies.
• Event Management: Plan and organize internal and external events.
• Fleet Management: Manage and coordinate the company’s vehicle fleet.

About You:

• Completed commercial training or comparable qualification.
• Experience in office management or a comparable administrative position.
• Very good organizational skills and a structured way of working.
• Confident handling of MS Office applications.
• Ability to work in a team and strong communication skills.
• Independent and proactive way of working.
• Very good written and spoken German, knowledge of English is an advantage.
• Legally authorised to work in Germany and can commute to the Freiburg office.

For more information about Freicon, please visit our website at www.filaksplus.com.

We thank all applicants for their interest; however, only those candidates selected for an interview will be contacted.