Executive Assistant & Office Manager - CO-CEO

Overview: 

The Executive Assistant & Office Manager will provide strategic and operational support to the CO-CEO of a regional industrial group. This hybrid role combines high-level executive assistance with the efficient management of office operations to ensure seamless coordination of administrative functions. The ideal candidate is highly organized, proactive, and capable of multitasking in a dynamic industrial environment.

Key Responsibilities 

Executive Support Duties 

• Schedule Management: Organize the CO_CEO’s calendar, plan meetings, and coordinate travel arrangements for subsidiaries, client visits, trade shows, industry events, and board meetings.
• Communication Management: Act as the primary liaison, managing correspondence (emails, calls, and documents) to ensure timely and professional responses. 
• Presentation & Reporting: Prepare and edit presentations, reports, and marketing proposals.
• Meeting Coordination & Minutes: Arrange meetings, prepare agendas, and take detailed and accurate minutes for follow-up actions and documentation. 
• Project Coordination: Track and oversee deadlines, sales initiatives, and marketing campaigns to ensure timely execution. 
• Event Logistics: Organize logistics for board meetings, conferences, client meetings, product launches, and promotional events. This includes Hotels, Airlines, rental cars, restaurants and events venues bookings. 

Office Operations Duties

• Workspace Management: Ensure office supplies, equipment, and facilities support the productivity of the CO-CEO team. 
• Budget & Procurement: Manage office and marketing budgets, vendor contracts, and procurement of marketing materials and supplies. 
• Logistics Coordination: Oversee shipments and deliveries of promotional materials, product samples, and marketing assets. 
• Policy Compliance: Ensure adherence to workplace policies, health and safety standards, and industrial regulations. 
• Process Optimization: Identify inefficiencies and recommend improvements to office systems, workflows, and communication. 
• Team Support: Provide administrative support to CO-CEO teams, including scheduling, resource allocation, and task follow-ups. 

Qualifications 

Education & Experience: 

• Bachelor’s degree in business administration, marketing, or a related field (preferred). 
• 10+ years of experience in a combined administrative, personal assistant, or office management role. 

Skills & Competencies: 

• Exceptional organizational and multitasking skills. 
• Excellent English language skills, both written and spoken. Other languages are welcomed. 
• High experience in online bookings for Airlines, Hotels, and events venues. 
• Strong communication abilities, both written and verbal, with a professional demeanor. 
• Proficiency in office tools (e.g., MS Office, scheduling software). 
• Basic understanding of sales and marketing processes and reporting. 
• Experience in managing budgets and vendor relationships. 
• Strong problem-solving and decision-making skills, with a proactive approach to challenges. 

Additional Requirements:

• High level of discretion and confidentiality. 
• Flexibility to manage occasional after-hours tasks during campaigns or events.
• A valid driver’s license and ability to travel or assist with fieldwork as needed. 
• Ability to travel between Syria, Jordan and Egypt. A foreign passport to facilitate travel is a plus.