Adjoint.e administratif.ve /Administrative Assistant, Marketing & Office Mgmt

À propos de la LIDD

LIDD (LIDD.ca) est une société de conseil en gestion de la chaîne d'approvisionnement de premier plan. Nous concevons des entrepôts complexes et des systèmes logistiques pour aider les entreprises à transporter leurs marchandises plus efficacement. Nos clients sont des fabricants, des distributeurs et des détaillants, y compris de nombreuses marques de produits alimentaires, de boissons et de biens de consommation. Depuis nos bureaux de Montréal, Toronto, Los Angeles et Séoul, nous nous attaquons à des projets stimulants dans un environnement agréable et positif.

Quel est votre rôle ?

En tant qu’adjoint.e administratif.ve, marketing et gestion de bureau, vous serez responsable de :

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels de la réception. 
• Fournir un soutien administratif, y compris la correspondance par courrier électronique et les envois postaux et de colis.
• Planifier, organiser et programmer des réunions d'entreprise internes et externes (salons, foires ou autres événements), réunions d’équipe, les fêtes et activités employés et clients.
• Gèrer la logistique des événements, y compris la coordination des fournisseurs, les budgets et le transport du matériel et des équipements.
• Contribuer à la maintenance et à l'organisation des fichiers et dossiers SharePoint
• Gérer l’inventaire et les commandes de fournitures de bureau et de nourriture pour les installations.
• Préparer et coordonner le courrier et les expéditions entre les bureaux, y compris le matériel pour les salons, les étiquettes pour les stands et la coordination de la livraison des stands.
• Contribuer à la mise à jour et au développement des listes de contacts, de prospects et de clients.
• Préparer et soumettre les notes de frais.
• Servir de point de contact pour les installations et traiter les demandes et les questions des employés.
• Participer et coordonner une partie du processus d'intégration des employés (équipement, curriculum vitae, photo, accès, signatures électroniques, carte d'accès au bureau).
• Identifier et suggérer des améliorations simples pour les processus quotidiens, en veillant à ce que les mises à jour et les pratiques soient appliquées de manière cohérente et adaptées à tous les bureaux.
• Toutes les autres tâches connexes

Pour réussir dans ce poste, vous aurez besoin de :

• Diplôme d'études secondaires en secrétariat ou équivalent
• Un an d'expérience en matière de gestion du bureau
• Solides compétences en matière de service à la clientèle
• Solides compétences en communication écrite et orale (français et anglais)
• Solides compétences en gestion du temps et capacité à prioriser
• Maîtrise de la suite Microsoft

Compétences et qualifications considérées comme un atout :

• Expérience de la gestion de budgets et de dépenses
• Compétences en matière de gestion de projets et de tâches

About LIDD

LIDD (LIDD.ca) is a leading supply chain management consulting firm. We design complex warehouses and logistics systems to help companies move goods more efficiently. Our clients are manufacturers, distributors and retailers, including many brand names in food & beverage and consumer goods. From our offices in Montreal, Toronto, Los Angeles and Seoul, we tackle challenging projects in a fun and supportive environment.

What’s your role:

As the Administrative Assistant, Marketing and Office Management, you will be responsible for:

• Provide front-desk coverage by answering reception calls, greeting guests, managing incoming/outgoing mail and shipments.
• Plan, organize, and schedule company meetings in the office, off-site, tradeshows and via videoconference (employees & client events)
• Order and oversee office supplies and food deliveries for the offices, events, and for group meetings

• Prepare and coordinate mail and shipping, including tradeshow materials, booth labels, and booth delivery coordination.
• Support in the maintenance and development of contact, prospect, and client lists
• Submit and reconcile expense reports

• Act as the point of contact for facilities and handle office requests and queries from employees
• Participate and coordinate part of the onboarding process (equipment, resume, picture, accesses, email signatures, office access card)
• Support in the maintenance and organization of SharePoint files and folders.
• Help plan and manage event logistics, including vendor coordination, budgets, and material transportation.
• Assist with internal events like team meetings, holiday parties, and employee activities.
• Identify and suggest simple improvements for everyday processes, ensuring updates and practices are consistently applied and adapted to all offices
• All other related tasks

To qualify for this role, you’ll need:

• High school diploma or equivalent
• Proven administrative support and office coordination experience
• Strong customer service skills
• Strong written and verbal communication skills (French and English)
• Strong priorities and time-management skills
• Microsoft knowledge and experience

Nice to have:

• Experience managing budgets and expenses
• Project and task management skills